Obujte se do time managementu
a zorganizujte si život!

Time management – v současné době velmi rozšířený pojem, kterým se ohání téměř každý manažer. Ale v čem vlastně spočívá opravdu dobrý time management a jak nám může pomoci v běžném životě? Umíte si zorganizovat život tak, abyste měli na vše dostatek času, neuhnali se a zároveň se zvládli věnovat třeba i dalšímu studiu?

Co to je?

Time management znamená v překladu řízení času. Ale nejsme Hermiona, abychom dokázali cestovat časem, zvládli být na několika místech najednou a naučit se vše, co bychom mohli potřebovat. Ve skutečnosti totiž neřídíte čas, nemáte žádné kouzelné hodiny, ale organizujete váš přístup k práci, volnému času, rodině apod.

Time management je tedy plánování času, určování priorit, organizace činností a v podstatě vše, co se pojí s efektivním plněním našich povinností v daném čase.

Jak na time management

Čas je jednou z nejcennějších komodit, a proto bychom s ním měli nakládat ohleduplně, hlavně ve vztahu k sobě. Obzvláště pokud se nechceme celý život jen honit, a nakonec padnout zničení koloběhem, který jsme si sami a často i dobrovolně nastavili.

Nejprve si zvolte priority. Jak? Jednoduše. Začněte tím, co ve vašem seznamu nejvíc hoří, co je nejdůležitější splnit, například protože zítra odevzdáváte projekt či seminárku ve škole. Analyzujte, kolik vám daný úkol zabere času a zkuste vymyslet časový plán, ve kterém se budou prolínat různé činnosti. Ideálně si svůj časový plán i zobrazte, namalujte, vytiskněte, ať ho máte na očích. Pokud potřebujete, nastavte si klidně i budíky, které vám budou čas strávený při každé aktivitě měřit. Pro každou činnost si zvolte konkrétní časový blok a v něm se jí věnujte bez toho, aniž byste přeskakovali k jiné. Ulehčí vám to soustředění a nebudete muset pokaždé začínat znovu od začátku.

Co když mají úkoly stejnou prioritu. V tom případě zvolte tu nejtěžší úlohu, na kterou se nejméně těšíte, a zpracujte ji jako první. Pokud ji totiž budete odsouvat, můžete sklouznout do nekonečného cyklu prokrastinace, ze kterého se velmi obtížně dostává. Zkrátka a dobře, budete si tu úlohu před sebou sunout tak dlouho, až se začne zvětšovat a bude vás strašit i ve spánku. Snězte to největší sousto jako první, a pak pro vás bude mnohem jednodušší postupovat dál podle seznamu, protože to nejhorší bude za vámi. Navíc k večeru už můžete být unavení a více roztěkaní a taková nepříjemná nebo velká úloha by vám mohla zabrat více času než v produktivní denní dobu.

Škola x práce

Zkombinovat školu s prací je velmi obtížné. O to víc je potřeba v tomto případě vytvořit časový plán a striktně ho dodržovat. Pokud máte možnost, domluvte se se zaměstnavatelem na určitých dnech, kdy mu budete k dispozici, a nechte si alespoň jeden den v týdnu na studium. Rozhodně se nepouštějte do koloběhu práce přes týden a studia o víkendu. Musíte si uvědomit, že pokud budete pět dní pracovat a dva se učit, nezbyde vám už vůbec žádný čas na odpočinek. A pokud přistoupíte na tento životní styl, může se vám velmi brzy stát, že vyhoříte, nebo si zahltíte mysl, paměť a už se nebudete schopni soustředit ani na práci, ani na studium.

Mějte rezervu na odpočinek

Zakomponujte do svého časového rozvrhu i pauzy a odpočinek. Nepřemáhejte se, protože pak nebudete schopni druhý den pracovat na 100 % a vaše efektivita klesne. Dodržujte pitný režim a dobře se stravujte – i to s vaší efektivitou souvisí, je potřeba, aby váš organismus měl z čeho brát živiny a mohl se soustředit na práci. Některé společnosti jdou v tomto bodě s dobou a začaly pro své zaměstnance budovat v kancelářích posilovny, objednávat masérky, nebo dokonce organizovat cvičení u stolu. Jsou to videa s poměrně nenáročnými cviky, která mají sloužit pro protažení páteře, nohou a uvolnění svalů, které nám při sezení tuhnou.

Nenechte se překvapit

Myslete v rámci svého časového plánu také na neočekávané požadavky, nemoci, žádosti příbuzných o pomoc apod. Nikdy nevíte, s čím vás překvapí váš kolega nebo rodinný příslušník, a vy už pro ně nebudete mít v rozvrhu místo. Proto se nenechte překvapit a vždy si rezervujte prostor i pro takové nečekané záležitosti.

A na závěr – shrnutí 10 základních principů time managementu:

1) určete si priority,

2) nepřepínejte se – pracujte jen tolik, abyste i druhý den měli sílu pracovat,

3) vypracujte si přesný časový plán svých aktivit,

4) nechte si čas i na neplánované úkoly,

5) dávejte si reálné cíle a deadliny,

6) zaveďte ve své práci procesy

7) soustřeďte se vždy jen na jednu věc a nepřeskakujte k jiným,

8) eliminujte rušivé vlivy,

9) dělejte si přestávky,

10) pokud můžete, delegujte některé úkoly.